Zakres danych osobowych, których można żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, jest wyznaczony przepisami prawa pracy.

Obejmuje:

• imię (imiona) i nazwisko,
• datę urodzenia,
• dane kontaktowe,

a gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku także:

• wykształcenie,
• kwalifikacje zawodowe,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych podkreśla, że informacje przekazywane przez kandydata powinny być rzeczowe, precyzyjne, co oznacza, że osoba ubiegająca się o pracę powinna dokładnie opisać studia, które ukończyła, kursy, które odbyła, wskazać poprzednie miejsca pracy, w których zdobyła doświadczenie zawodowe. Pojęcie „zatrudnienia” należy rozumieć szeroko, nie jako jedynie zatrudnienie na podstawie umowy o pracę ale również jako zatrudnienie na podstawie umów cywilnoprawnych (umów zlecenia, o dzieło) (wyrok Sądu Najwyższego z 11 stycznia 2017 r., sygn. akt: I PK 25/16).

Zgoda kandydata na przetwarzanie wymienionych danych osobowych nie jest potrzebna, gdyż uprawnienie pracodawcy wynika wprost z Kodeksu pracy. Ich podanie powinno wystarczyć do oceny przez pracodawcę kwalifikacji kandydata do zatrudnienia (wyrok Sądu Najwyższego z 17 października 2018 r., sygn. akt: II PK 178/17). Udostępnienie pracodawcy danych osobowych ma formę oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać ich udokumentowania tylko w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Odmowa podania danych osobowych przez kandydata uzasadnia odstąpienie pracodawcy od negocjacji dotyczących zatrudnienia (Jaśkowski K., Maniewska E., Komentarz aktualizowany do Kodeksu pracy, LEX).

Jeśli w procesie rekrutacji kandydat z własnej inicjatywy przekaże pracodawcy więcej danych osobowych, niż przewiduje Kodeks pracy, wówczas pracodawca przetwarza dane osobowe na podstawie zgody kandydata. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych stoi na stanowisku, że: „Aplikacja kandydata stanowi zazwyczaj odpowiedź na ogłoszenie o pracę pracodawcy, kandydat jest świadomy, do jakiego podmiotu składa aplikację oraz w jakim celu jego dane mają być przetwarzane. Kandydat zna jednocześnie zakres danych, jaki przekazuje pracodawcy. Oznacza to, że zwykłe dane osobowe, które wykraczają poza zakres uregulowany przepisami prawa pracy, są przetwarzane przez pracodawcę na podstawie zgody kandydata, która przejawia się przez działanie, polegające np. na przesłaniu pracodawcy życiorysu i listu motywacyjnego.” (Urząd Ochrony Danych Osobowych, Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców, Warszawa 2018, s. 11)

Pracodawca, który pozyskuje dane osobowe od kandydata, jest obowiązany poinformować osobę ubiegającą się o pracę o:

• pełnej nazwie i adresie swojej siedziby,
• danych kontaktowych Inspektora Ochrony Danych (o ile go wyznaczył),
• celu przetwarzania danych oraz podstawie prawnej przetwarzania,
• znanych mu w chwili gromadzenia danych odbiorcach danych (rozumianych szeroko) lub ich kategoriach,
• zamiarze transgranicznego przetwarzania danych (o ile taki istnieje),
• okresie, przez który dane będą przetwarzane bądź kryteriach ustalania tego okresu,
• prawach do żądania dostępu do danych, w tym otrzymania ich kopii, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania,
• prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem (jeżeli dane są zbierane na podstawie zgody),
• prawie wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych,
• dobrowolności lub obowiązku podania danych i konsekwencjach ich nie podania.

Informacja powinna być zrozumiała, czytelna i łatwo dostępna dla kandydata. Może być elementem ogłoszenia o pracę wiadomości zwrotnej bezpośrednio po otrzymaniu od kandydata aplikacji do pracy.

Treść niniejszego materiału ma wyłącznie charakter informacyjny i nie może być traktowana, jako porada prawna. Zawarte w materiale treści mogą nie wyczerpywać w pełni problemów lub zagadnień prawnych związanych z nowelizowanymi przepisami, orzeczeniami, interpretacjami. Każda sprawa wymagająca wiedzy prawniczej ma swój indywidualny wymiar, co uzasadnia jej indywidualną analizę. Zaleca się uprzednią konsultację konkretnej sprawy z radcą prawnym, adwokatem lub innym wykwalifikowanym prawnikiem. W przypadku jakichkolwiek pytań związanych z przedstawionymi powyżej zagadnieniami prawnymi oraz ich możliwym wpływem na działalność Użytkownika prosimy o kontakt drogą elektroniczną na adres e-mail: kontakt@fibi.com.pl lub pisemnie na adres: ul. Chłodna 64/315, 00-872 Warszawa.